 |
| Fungsi Toolbar Outline (Group, Ungroup dan Subtotal) |
Ketika kita memulai program Microsoft Excel 2007, terdapat
istilah baru yaitu Ribbon.
Ribbon merupakan Menu pengganti drop-down/ menu pulldown pada program Microsoft Excel 2003. Pada program Microsoft Excel 2007, Ribbon mempunyai 7 (tujuh) Tab
Standar yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View. Setiap
tab terdiri dari group-group Toolbar.
Pada materi ini kita akan belajar mengenai group
toolbar yang bernama outline. Outline
merupakan toolbar yang memiliki fungsi membantu pengguna program excel untuk
menyatukan data-data menjadi lebih mudah untuk dibaca.
Dalam toolbar outline tersebut memiliki 3
subgroup yaitu Group, ungroup dan subtotal.
Group
Mengelompokan barisan sel kolom atau baris
sehingga dapat dirincikan atau disederhanakan.
Misalnya terdapat kelompok data karyawan
sebagai 100 data ingin dibuatkan kesimpulan total
Langkah yang harus dilakukan untuk group data
adalah:
1.
Blok baris dan kolom yang akan di group
a.
Fungsi shift
+ space = blok kolom
b.
Fungsi ctrl
+ space = blok baris
2.
Pilih View à Outline à
Group ( Fungsi Alt + A + G + G)
Ungroup
Menghilangkan group yang telah dibuat
menggunakan outline ungroup untuk barisan sel kolom atau baris.
Langkah yang harus dilakukan untuk
menghilangkan group data adalah:
1.
Blok baris dan kolom yang akan di group
a.
Fungsi shift
+ space = blok kolom
b.
Fungsi ctrl
+ space = blok baris
2.
Pilih View à Outline à
Ungroup ( Fungsi Alt + A + U + U)
Subgroup
Untuk memperoleh perhitungan jumlah total suatu
angka yang cukup banyak dapat dibantu dengan outlines Subgroup. Dalam
menjalankan fungsi nya dapat memilih kolom mana yang akan dijalankan fungsinya
tersebut dan fungsi yang dijalankan hanya dapat satu fungsi saja.
Langkah yang dijalankan untuk outline subgroup adalah:
1.
Kelompokan datayang akan menjadi patokan yang
akan di-subtotal.
2.
Pastikan data dari group data yang ada
disisakan 1 kolom kosong paling atas goup data.
3.
Blok seluruh group data beserta 1 kolom kosong ter-blok
4.
Pilih View à Outline à
Subgroup (Fungsi Alt + A + B)
5.
Salah memilih Subgroup akan muncul peringatan
memilih Ok, Cancel atau help. Pilih Ok saja.
6.
Muncul Tabel subtotal yang terdiri dari:
a.
At each change in
Memilih
kolom mana yang akan menjadi patokan yang akan menggunakan fungsi (Use fungsion). Kolom yang muncul
sejumlah blok data yang dilakukan (Fungsi
Alt + A).
b.
Use function
Memilih
fungsi yang akan dijalankan, fungni tersebut terdiri count (total baris), Sum (Total angka), average (rata-rata total angka), max (total angka terbesar), mix
(total angka terkecil), Product, Count Numbers, StdDev, StdDevp, Var dan Varp (Fungsi Alt + U).
c.
Add subtotal to
Memilih
kolom mana yang akan digunakan untuk menjalankan fungsi subtotal dan dapat
terdiri dari beberapa kolom. (Fungsi Alt
+ D).
d.
Checklist data:
i.
Replace
current subtotals
Centang
maka data yang berada pada blok subtotal akan secara otomatis terbawa dalam
perhitungan (Fungsi Alt + C).
ii.
Page Break
between groups
Centang setiap perbedaan patokan yang berbeda dibuatkan
jarak 1 kolom (Fungsi
Alt + P).
iii.
Summary below data
Centang
membuat adanya Total dari Subtotal kelompok data yang ada (Fungsi Alt + S).
e.
Pilihan penyelesan subtotal:
i.
Remove All
Berfungsi
untuk mengembalikan data yang telah di subtotal
ke bentuk normal kolom data. Untuk mengembalikan data tersebut perlu di blok
kolom data yang telah ter subtotal, dengan cara yang sama seperti membuat subtotal masuk ke view à outline
à subtotal (Fungsi Alt + R).
ii.
Ok
Menyetujui
dilakukan proses subtotal.
iii.
Cancel
Membatalkan
proses subtotal.
Setelah ke-6 langkah subtotal dijalankan sebaiknya data yang telah
dilakukan subtotal dipindahkan ke
lembaran (sheet) excel dengan Blok data subtotal kemudian paste special value (Klik Kanan di layar yang di blok Copy dan Paste Special Value)
agar menghilangkan rumusan subtotal
yang ada.
 |
| Subtotal dalam M. Excel |
Dalam mempelajari
fungsi outline tersebut sebaiknya dicoba untuk dipraktikkan dengan mencoba
membuat kolom data dan mencoba untuk menjalankan fungsi group, ungroup dan
subtotal.
 |
| Hasil Subtotal dalam M. Excel |
